В письме укажите:

Как с вами можно связаться (E-mail, skype, icq и др.)
Размер баннера
Тематика сайта
Место размещения рекламы
После отправки письма нашей администрации, мы в ближайшее время свяжемся с вами и договоримся о цене рекламы (она меняется в зависимости от размера баннера, места размещения рекламы)